AGIL ARBEITEN – ABER WIE?
Agiles arbeiten ist das geflügelte Wort der New Work Bewegung und des Projektmanagements. Denn nicht nur Mitarbeitende wünschen sich größtmögliche Flexibilität von ihrem Arbeitgeber, auch Kunden wollen eine schnelle und auch flexibel anpassbare Umsetzung ihrer Wünsche. Möglich wird das durch agiles Projektmanagement. Doch wie genau setze ich das eigentlich in meinem Unternehmen um?
Agiles Arbeiten – was ist damit gemeint?
Agiles Arbeiten steht für ein modernes Arbeitsumfeld und wird assoziiert mit offenen Ansätzen, Erfolgund größtmöglicher Flexibilität. Entstanden ist diese Form des Arbeitens als Antwort auf die vielen technischen und gesellschaftlichen Entwicklungen, die es in den letzten Jahrzenten gab. Agiles Arbeiten beschreibt eine Arbeitsweise die es Unternehmen und Teams möglich macht, sich schnellen Veränderungen anzupassen, kurzfristig zu reagieren und Strategien so zu ändern, dass sie auf eine neue Situation oder Marktlage anzuwenden sind. Schnellere Handlungsfähigkeit und die Bereitschaft, innovativ zu denken, sind die Kernpunkte für ein agiles Arbeitsumfeld. Dafür müssen Unternehmen sich jedoch zunächst von veralteten Prozessen lossagen. Bürokratische Hürden müssen abgebaut werden um Platz für mehr Dynamik und Handlungsspielraum zu schaffen.
Der Weg zu mehr Agilität
Die Voraussetzungen
Neue Prozessabläufe zu integrieren und generelle Umstellungen der Arbeitsweise brauchen Zeit. Außerdem erfordert es einiger Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, damit Arbeitsabläufe flexibler werden.
Eigenverantwortliche Arbeitsweise
Flexibilität kann nur dann funktionieren, wenn es keine ewig langen Hierarchien gibt, die für Entscheidungen berücksichtigt werden müssen. Mitarbeitende müssen in der Lage sein, selbst Entscheidungen zu treffen und eigenverantwortlich zu arbeiten, sonst gibt es zu viele Abhängigkeitsverhältnisse, die ein Störfaktor für flexibles Arbeiten darstellen. Das heißt nicht, dass jeder Mitarbeitende die volle, alleinige Entscheidungsgewalt hat, diese sollte innerhalb des Teams liegen, um zu vermeiden, dass auch Kleinigkeiten immer erst von der Führungsebene abgesegnet werden müssen.
Offene Kommunikation
Jedes Teammitglied sollte über laufende Projekte und deren Abläufe informiert sein, offene Kommunikation untereinander ist enorm wichtig. Dies kann in Form von wöchentlichen Teammeetings geschehen, jedoch sollte bei Bedarf auch häufiger ein Austausch stattfinden. Nur dadurch, dass jedes Teammitglied weiß, wie der Stand der Dinge ist, kann agil gearbeitet werden, flexibel eine Strategie umgestellt und auf Neuerungen zeitnah reagiert werden.
Nur durch eine offene Kommunikation mit einem regelmäßigen Austausch über den aktuellen Stand, kann eine agile Arbeitsweise in Unternehmen etabliert werden.
Vision als Fixpunkt
Alle Mitarbeitenden brauchen einen klaren Fixpunkt, eine Vision, an der sie sich orientieren können. Wenn Mitarbeitende viele ihrer Entscheidungen eigenständig treffen, ist es unerlässlich, dass es eine Art Leitbild gibt, an dem sich alle orientieren. Dieses sollte identisch sein mit der Vision, die das Unternehmen verfolgt und die es Kund*innen und Mitarbeitenden gegenüber kommuniziert.
Kundenorientierung
Was möchten unsere Kund*innen im Moment erreichen? Was möchten sie langfristig erreichen? Diese Fragen müssen immer wieder neu analysiert und die bestehenden Kampagnen und Projekte darauf ausgerichtet werden. Am besten funktioniert das, wenn das Unternehmen im ständigen Austausch mit seinen Kund*innen ist. Auch hier ist die regelmäßige und transparente Kommunikation ungemein wichtig.
Klares Feedback
Schnelle Anpassungen sind nur dort möglich, wo Probleme und Schwachstellen schnell erkannt werden. In sogenannten Feedbackschleifen wird direkt reflektiert auf welchem Stand die aktuellen Maßnahmen sind ob die Teilziele erreicht wurden oder ob eine neue Richtung eingeschlagen werden muss. Schnelle Strategieanpassungen sollten Teil des Projektes sein und nicht erst am Abschluss zum Tragen kommen.
Schneller, Kürzer
Für agiles arbeiten gilt: verkürzen! Die Zeiträume, in denen Planung, Konzeption oder Gestaltung stattfinden, müssen kürzer werden, um so mehr Spielraum für Flexibilität und Prozessoptimierungen zu bieten. Langfristige Projekte können in Teilprojekte mit kleineren Schritten und Teilzielen zerlegt werden. So entsteht eine ganz andere Dynamik die einen größeren Raum für Anpassungen lässt.
Das richtige Mindset
Die Veränderungen müssen natürlich auch in den Köpfen stattfinden, wie bei allem gilt: Ohne das richtige Mindset wird die Veränderung nicht gelingen. Daher ist es wichtig, sich klar zu machen, dass es Vertrauen braucht, denn die Mitarbeitenden werden mehr Verantwortung übernehmen und haben so automatisch eine größere Entscheidungsgewalt. Das stärkt jedoch nicht nur die Motivation der Mitarbeitenden und wertschätzt ihre Position im Unternehmen, gleichzeitig entlastet es die Führungsebene, die sich dadurch auf andere Aufgaben fokussieren kann. Agiles Arbeiten bringt dem Unternehmen also nicht nur mehr Flexibilität, es stärkt die Bindung der Mitarbeitenden ans Unternehmen und entlastet diese gleichzeitig.
Agiles Arbeiten kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen – wenn man sich darauf einlässt, den Mitarbeitenden mehr Verantwortung zu übertragen und sich von alteingesessenen Mustern in der Projektarbeit trennt.